Для фондов музея оборудование

ГлавнаяНовости ► Зачем нужны архивы, или как сохранить важные документы

Зачем нужны архивы, или как сохранить важные документы

28.03.19

#Передвижные архивные стеллажи

В современном мире любая профессиональная деятельность сопряжена с наличием значительного объема документации. Планы, отчёты, доклады, сметы и бесчисленное количество других документов, требующихся в повседневной жизнедеятельности.

Разумеется, в один прекрасный момент перед руководителями всех степеней встают такие вопросы.

1. Где хранить сведения, представляющие ценность?

2. Как быстро и качественно производить их обработку и копирование?

3. Как обеспечить их сохранность и ограничить доступ к ним посторонних лиц?

4. Как проводить утилизацию документов, утративших актуальность?

Следовательно, серьезная организация, должна иметь сотрудников, отвечающих за ведение документооборота, либо разработать правила (инструкции) по работе с материальными носителями информации.

Естественно, что и сами документы должны храниться с соблюдением определенных правил и условий.

Есть несколько вариантов организации хранения корпоративных бумаг.

  • Специализированная мебель – сейфы, несгораемые шкафы. Больше подходят для организаций, хранящих и обрабатывающих государственную и коммерческую тайну. Несомненным плюсом этого способа хранения документов являются надёжность, гарантия сохранности (при правильной организации допуска работников). Из минусов – громоздкость, стоимость, вес - перенести из кабинета в кабинет стокилограммовый советский сейф затруднительно.

  • Кейсы. Современный рынок предлагает различные варианты. Это могут быть металлические и пластиковые модели. Целесообразнее, конечно, использовать при транспортировке бумаг или хрупкого оборудования. Работа с кейсами внутри офиса создаст явные неудобства.

  • Короба – это ниши и полки, изготавливаемые во время ремонта помещений. Являются неотъемлемой частью интерьера офиса. Идеальной основой для изготовления коробов для документации является гофрированный картон. Данный материал долговечен, прочен, изделия из него компактны, вместительны, эргономичны и имеют небольшой вес. Каждый короб можно изготовить исходя из размеров помещения, его назначения и индивидуальных особенностей сотрудников. Но, сделав один раз ремонт, передвинуть такой короб не представляется возможным.

  • Стационарные стеллажи – наиболее рациональная офисная мебель. Как и короба их можно изготовить для каждого конкретного случая, с необходимым количеством открытых и закрытых полок, ящиков и встраиваемого оборудования (микроволновка, телевизор, факс, аквариум). В настоящее время рынок мебели может предложить любые материалы для изготовления стеллажей – дерево, ДСП, ДВП, металл, пластик, стекло. Ограничений по размерам, дизайнерским решениям, комплектации практически нет. Плюс готового решения – быстрота установки, минус – отсутствие индивидуальности. При изготовлении стеллажа на заказ плюсы – индивидуальность, возможность выбрать материалы, расцветку, компоновку, минус – срок изготовления. 

Сборно-разборные металлические архивные стеллажи

Металлические архивные шкафы с дверцами

Архивные стеллажи для документов большого формата

  • Мобильные стеллажи. Это металлические стеллажи, посаженные на передвижные рельсовые направляющие. Плюсы такого архива - экономия помещения и увеличения вместимости аррхива до 80%. Все виды мобильных стеллажей можно посмотреть тут.

#Архивные мобильные стеллажи

#Стационарные металлические стеллажи

#Металлические стеллажи на мобильной базе

Обычно сейфы, стеллажи, короба находятся в офисах работников для быстрого доступа к материалам, требующимся в повседневной деятельности. Однако, этот способ актуален, когда объем хранимых материальных носителей информации соответствует размеру помещения.

Но, естественна ситуация, когда количество документов начинает превышать вместимость приспособлений для их хранения. Конечно, можно до потолка складывать бумаги прямо на пол, но целесообразнее для решения данной проблемы организовать архив. Да, потребуется пожертвовать одним из помещений, занимаемых организацией, или арендовать новое, но это будет разумной платой за уровень производительности и качество работы.

Так как в 90% случаев хранению подлежат бумажные носители информации, то для создания архива необходимо выбирать сухое помещение, без инженерных коммуникаций. Не подходят для этой цели чердачные и подвальные помещения, где может быть повышенная влажность. Вполне подойдет помещение без окон, аренда которого будет стоить дешевле. Для поддержания определенного микроклимата необходимо обустройство вентиляции.#Архивные двухсторонние стеллажи

Если организация не может по каким-либо причинам организовать собственный архив, возможен ещё один вариант – сторонний архивный центр. Заключается договор и вся корпоративная документация передается на хранение квалифицированным профессионалам. Это оптимальный способ обеспечить сохранность архива в специализированных помещениях при нормативных освещении, влажности и температуре, а также гарантия конфиденциальности содержащихся в нём данных.

В зависимости от условий договора архивные центры могут оказать услуги по переводу информации с бумажных носителей в электронный вид, созданию каталогов, картотек, уничтожению сведений, утративших историческую или иную ценность.

Использование архивных центров позволяет руководителям организаций исключать лишние вакансии делопроизводителей и экономить время сотрудников для выполнения непосредственных обязанностей. Но самое главное – передача рутинной бумажной работы в такой вид аутсорсинга позволит сберечь самые невосполнимые на планете ресурсы – время и нервы.

С учётом всё нарастающего объема документооборота в государственных и коммерческих организациях архивные компании в перспективе могут стать самостоятельным и прибыльным видом бизнеса.

Итак, архив – это способ оптимизировать работу сотрудников, повысить качество функционирования организации и ограничить доступ сторонних лиц к корпоративной информации.

Любой из перечисленных способов создания архива организации позволит навести элементарный порядок в обрабатываемых объемах информации.


Хотите, мы спроектируем архив под ваши нужды? Звоните!


8-499-112-31-19
info@askomplekt.ru


В подарок от нашей компании вы получите:

  • Бесплатный выезд замерщика

  • Бесплатный расчет и дизайн проекта

  • Бесплатную доставку, монтаж

  • Увеличенную гарантию и техническое обслуживание!


© 2002. АО "Архив, Склад Комплектация оборудованием" - Официальный сайт
8-499-112-31-19
info@askomplekt.ru

Копирование материалов сайта разрешено только с указанием ссылки на ресурс

Рейтинг@Mail.ru

Создание сайта - Студия Maxwebsite

наверх