Как правильно рассчитать количество стеллажей для архива: формула успеха (Расчет, планирование)

В любом деле, будь то небольшой офис или крупная организация, эффективное управление документами является залогом порядка, продуктивности и сохранности информации. Одним из ключевых элементов успешного архивного хранения является правильный расчет необходимого количества стеллажей. Недостаток места приводит к хаосу, потери документов и неэффективному использованию площади, в то время как избыток – к неоправданным затратам и пустующим метрам.

Эта статья призвана стать вашим руководством в процессе расчета стеллажей для архива, предлагая не просто формулу, а комплексный подход к планированию. Мы разберем основные этапы, факторы, которые следует учесть, и представим пошаговую инструкцию, которая поможет вам принять оптимальное решение.

Почему правильный расчет важен?

Прежде чем углубляться в формулы, стоит осознать значимость точного расчета:

• Экономия средств: Избежание переплат за излишнее оборудование и оптимизация использования складских площадей.

• Эффективность поиска: Упорядоченное хранение ускоряет процесс поиска нужных документов, экономя время сотрудников.

• Сохранность документов: Правильно подобранные и размещенные стеллажи обеспечивают оптимальные условия для хранения, предотвращая повреждение документов.

• Оптимизация пространства: Максимальное использование доступной площади, даже в условиях ограниченного пространства.

• Прогнозирование будущего: Учет роста объемов документов позволяет заблаговременно спланировать дальнейшее расширение.

Ключевые факторы для расчета

Расчет количества стеллажей – это не просто математическая операция, а комплексный процесс, требующий учета ряда факторов:

Объем существующих документов: Единица измерения и Методика измерения

• Линейные метры: Наиболее распространенный и удобный способ. Измеряется общая длина всех документов, которые вы планируете хранить.

• Кубические метры: Используется реже, когда документы хранятся в больших нестандартных упаковках.

• Количество папок/коробок: Может быть полезно, если у вас стандартизированное хранение.
  

• Фактическое измерение: Самый точный способ. Возьмите рулетку и измерьте объем или длину существующих документов, хранящихся в папках, коробках или в виде стопок.

• Оценка на основе нормативов: Если точное измерение затруднено, можно использовать средние значения. Например, средняя толщина папки формата А4, средний объем документов, который приходится на одного сотрудника или на единицу продукции.

• Архивные описи: Если у вас ведется строгий учет, данные из описей могут помочь в оценке.

Объем будущих документов (динамика роста)

• Прогнозирование: Оцените, как будет расти объем документов в ближайшие 3-5 лет (или иной релевантный период).

• Нормативные сроки хранения: Определите, какие документы подлежат хранению и в течение какого срока.

• Законодательные изменения: Возможны изменения в требованиях к хранению документов.

• Развитие бизнеса: Расширение компании, запуск новых проектов – все это может привести к увеличению документооборота.

• Электронный документооборот: Учитывайте, какая часть документов будет переводиться в электронный вид, а какая останется в бумажном.

Тип и размеры архивных единиц

• Формат документов: А4, А3, проектная документация, журналы, картотеки.

• Тип упаковки: Папки (скоросшиватели, с файлами), коробки, архивы.

• Размеры папок/коробок: Стандартные размеры (например, 30 см глубина, 25 см высота, 7 см ширина для стандартной папки) или нестандартные.

Характеристики стеллажей

• Высота: Максимальная рабочая высота, которую вы можете безопасно использовать. Учитывайте высоту потолков и доступность верхних полок (лестницы, штабелеры).

• Глубина: Должна соответствовать глубине папок/коробок с запасом.

• Длина секции: Стандартная длина стеллажной секции (например, 1000 мм, 1200 мм, 1500 мм).

• Количество полок в секции: Зависит от высоты документов и максимальной загрузки.

• Нагрузка на полку: Важный параметр для безопасности.

Доступность и эргономика

• Проходы: Проходы между стеллажами должны быть достаточными для свободного перемещения сотрудников и оборудования (тележек, штабелеров). Стандартные минимальные размеры проходов: 60-80 см для проходов между стеллажами, 100-150 см для основных проездов.

• Высота доступа: Верхние полки должны быть доступны для работы.

• Количество пользователей: Сколько сотрудников будет иметь доступ к архиву одновременно?
  

Тип стеллажей

• Стационарные стеллажи (полочные): Самый распространенный вариант.

• Мобильные стеллажи(передвижные): Экономия пространства за счет перемещения стеллажей, образуя единый проход. Идеальны для больших объемов при ограниченной площади.

• Шкафы архивные: Для более конфиденциальных документов или небольших объемов.
  

Пошаговая методика расчета необходимого количества стеллажей для архива

Предлагаем вам пошаговую методику расчета, которая поможет вам определить необходимое количество стеллажей.

Шаг 1: Оценка общего объема документов (в линейных метрах)

Для существующих документов:

Измерьте общую длину всех папок, коробок, стопок документов, которые вам необходимо хранить. Если документы хранятся в коробках, измерьте среднюю ширину коробки.

Пример:Если у вас 500 папок шириной 7 см (0.07 м), то общий объем: 500 * 0.07 м = 35 линейных метров. 

Для будущих документов:

Спрогнозируйте, сколько новых документов вы ожидаете за определенный период (например, за 3 года). Рассчитайте их общий объем в линейных метрах, используя тот же метод, что и для существующих документов. 

Пример: Если вы ожидаете прирост 150 папок в год, за 3 года это будет 150 * 3 = 450 папок. 

Объем: 450 * 0.07 м = 31.5 линейных метров.

Общий объем:

Сложите объемы существующих и будущих документов. 

Пример: 35 м (существующие) + 31.5 м (будущие) = 66.5 линейных метров.

Шаг 2: Определение полезной длины стеллажа

• Длина одной секции стеллажа: Выберите стандартную длину секции (например, 1200 мм = 1.2 м).

• Учитывайте промежутки: Между секциями стеллажей обычно делают небольшие зазоры для удобства монтажа и эксплуатации.

• Полезная длина: Примите, что полезная длина секции составляет примерно 95-98

Пример: Для секции длиной 1.2 м, полезная длина может быть 1.18 м.

Шаг 3: Расчет необходимого количества стеллажных секций

Формула: Количество секций = (Общий объем документов (линейные метры))/(Полезная длина одной секции (линейные метры)) 

Пример: 66.5 м / 1.18 м/секция ≈ 56.35 секций. 

 Округление: Всегда округляйте в большую сторону, чтобы избежать дефицита. В данном случае – 57 секций.

Шаг 4: Расчет количества стеллажей (если стеллаж состоит из нескольких секций)

Если вы планируете использовать стеллажи, состоящие из нескольких секций (например, 3-секционный стеллаж), то: 

• Общее количество секций: 57 секций. 

• Количество стеллажей: Если стеллаж состоит из 3 секций, то 57 секций / 3 секции/стеллаж = 19 стеллажей.
  

Шаг 5: Учет высоты и количества полок

• Определите необходимую высоту полок: Исходя из высоты ваших папок/коробок и прибавляя небольшой запас.

• Определите максимальное количество полок: Исходя из общей высоты стеллажа и высоты каждой полки (плюс расстояние между ними).

• Проверка загрузки: Убедитесь, что полки выдерживают необходимую нагрузку.
  

Шаг 6: Планирование расположения стеллажей и проходов

Площадь, занимаемая стеллажами: 

• Длина стеллажей: (Количество стеллажей) * (Длина одной секции) * (Количество секций в стеллаже) 

• Глубина стеллажей: Зависит от выбранного типа стеллажей. 

• Площадь, занимаемая стеллажами = Длина стеллажей * Глубина стеллажей**

Площадь проходов: Разделите общую площадь помещения на зоны хранения и проходы. Учитывайте минимальные требования к ширине проходов (60-80 см для обычных, 100-150 см для основных).

Общая площадь, необходимая для хранения: Площадь, занимаемая стеллажами + Площадь проходов.

Сравнение с доступной площадью: Убедитесь, что рассчитанная площадь соответствует или меньше доступной площади помещения.

Шаг 7: Дополнительные факторы и коррекции

• Мобильные стеллажи: Если вы используете мобильные стеллажи, расчет площади будет отличаться. Основной принцип – сокращение площади проходов за счет их мобильности.

• Размещение оборудования: Учитывайте пространство для лестниц, тележек, штабелеров.

• Безопасность: Обеспечьте надежное крепление стеллажей, особенно высоких.

• Освещение: Убедитесь, что все участки архива хорошо освещены.

• Вентиляция и климат-контроль: Для особо ценных документов может потребоваться создание специальных условий.
  

Пример расчета необходимого количества архивных стеллажей

Исходные данные по архиву

• Существующие документы: 1000 папок формата А4 (средняя ширина 7 см = 0.07 м).

• Будущие документы: Ожидается прирост 200 папок в год в течение 3 лет.

• Выбираем стационарные стеллажи: Длина секции – 1200 мм (1.2 м). Глубина секции – 400 мм.

• Высота стеллажа: 2000 мм (2 м).

• Количество полок в секции: 5 полок.

• Нормы прохода: 70 см (0.7 м).

Расчет:

1. Объем существующих документов: 1000 * 0.07 м = 70 линейных метров.

2. Объем будущих документов: (200 папок/год * 3 года) * 0.07 м/папку = 600 * 0.07 м = 42 линейных метра.

3. Общий объем документов: 70 м + 42 м = 112 линейных метров.

4. Полезная длина секции: 1.2 м * 0.97 = 1.164 м.

5. Необходимое количество секций: 112 м / 1.164 м/секция ≈ 96.2 секции. Округляем до 97 секций.

6. Предположим, стеллажи будут 2-секционные: 97 секций / 2 секции/стеллаж = 48.5 стеллажей. Округляем до 49 стеллажей.

7. Проверка высоты и полок:

• Высота полок: 2000 мм / 5 полок = 400 мм на полку. Этого достаточно для стандартных папок. 

• Глубина секции 400 мм также подходит.

8. Планирование расположения:

• Длина всех стеллажей: 49 стеллажей * 1.2 м/секция * 2 секции/стеллаж = 117.6 м. 

• Общая площадь, занимаемая стеллажами: 117.6 м * 0.4 м (глубина) = 47.04 кв. м. 

• Планируем два ряда стеллажей: 49 стеллажей / 2 = 24.5 стеллажа в одном ряду. Примерно 25 стеллажей. 

• Длина одного ряда: 25 стеллажей * 1.2 м/секция * 2 секции/стеллаж = 60 м. 

• Проходы: Если проход между стеллажами 0.7 м, то на один ряд стеллажей (с учетом прохода с одной стороны) потребуется 0.4 м (стеллаж) + 0.7 м (проход) = 1.1 м. 

• Общая площадь, необходимая для двух рядов стеллажей с проходами: (2 ряда * 0.4 м/ряд) + (2 прохода * 0.7 м/проход) = 0.8 м + 1.4 м = 2.2 м (ширина) 

• Длина: 60 м. 

• Общая площадь: 60 м * 2.2 м = 132 кв. м. (Это грубый расчет, в реальности нужно учесть расположение и конечную конфигурацию). 

• Важно: Это примерный расчет. Для точного планирования помещения нужно сделать чертеж.

Правильный расчет количества стеллажей для архива – это не просто техническая задача, а инвестиция в эффективность, порядок и долгосрочную сохранность вашей информации. Следуя предложенной методике, учитывая все важные факторы и проявляя внимательность к деталям, вы сможете создать оптимальное архивное пространство, которое будет служить вам долгие годы. Не бойтесь тратить время на планирование – это окупится сторицей, избавив вас от будущих проблем и затрат.

Важное примечание: Если вы хотите максимально упростить процесс и получить профессиональную помощь, завод Аскомплект предлагает бесплатный расчет необходимого количества стеллажей и разработку планировки вашего архива. Просто отправьте свой запрос с описанием ваших потребностей и объемов документов на нашу электронную почту. Наши менеджеры оперативно свяжутся с вами, чтобы предложить оптимальное решение, учитывая все особенности вашего пространства и требования к хранению.