Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации

Утверждены
приказом Федерального архивного агентства
от 31 июля 2023 г. № 77

Зарегистрирован в Минюсте России 06.09.2023.
Регистрационный № 75119.

Правила организации хранения, комплектования, учета
и использования документов Архивного фонда Российской Федерации
и других архивных документов в государственных органах,
органах местного самоуправления и организациях

I. Общие положения

1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила) определяют порядок и требования к организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу, документов личного происхождения для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций.

Федеральные органы исполнительной власти и организации, осуществляющие депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, вправе руководствоваться как Правилами, так и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Росархива от 2 марта 2020 г. № 24 (зарегистрирован Минюстом России 20 мая 2020 г., регистрационный № 58396) с изменением, внесенным приказом Росархива от 26 сентября 2022 г. № 117 (зарегистрирован Минюстом России 27 октября 2022 г., регистрационный № 70716) (далее – Правила, утвержденные приказом № 24).

2. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения.

Государственные органы, органы местного самоуправления обязаны создавать архивы.

Организации вправе создавать архивы.

Архив государственного органа, органа местного самоуправления, организации (далее – архив) создается как структурное подразделение или подразделение в составе структурного подразделения.

Государственные органы могут создавать архивы в форме юридического лица.

Допускается в соответствии с законодательством Российской Федерации возложение трудовых (должностных) обязанностей по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, а также по обеспечению деятельности архива на конкретного работника (далее – работник архива (лицо, ответственное за архив).

3. Деятельность архива регламентируется локальными нормативными актами.

Архив, являющийся юридическим лицом, в своей деятельности руководствуется уставом; являющийся структурным подразделением или подразделением в составе структурного подразделения – положением о структурном подразделении, а также положением об архиве, утверждаемым руководителем или уполномоченным им лицом государственного органа, органа местного самоуправления, организации.

4. Хранение электронных архивных документов осуществляется с применением системы хранения электронных документов (далее – СХЭД).

Государственные органы при создании СХЭД, а также для оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития руководствуются Типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденными приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69 (далее – Типовые функциональные требования).

5. Государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и негосударственные организации.

Организации вправе заключить договор возмездного оказания услуг с организацией, уставными документами которой предусмотрено осуществление хранения архивных документов.

6. Организация хранения, комплектования, учета и использования документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с настоящими Правилами.

II. Формирование документального фонда государственного органа, органа местного самоуправления, организации

III. Экспертиза ценности документов

IV. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов

V. Комплектование архива государственного органа, органа местного самоуправления, организации

VI. Организация передачи дел на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов)

VII. Организация хранения архивных документов

VIII. Обеспечение сохранности архивных документов

IX. Ведение учета архивных документов в государственном органе,органе местного самоуправления, организации

X. Организация комплектования, хранения и учета электронных архивных документов

XI. Подготовка дел, содержащих документы на бумажном носителе и электронные документы к передаче в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов)

XII. Организации хранения, комплектования и учета аудиовизуальных документов

XIII. Организация использования архивных документов

XIV. Копирование архивных документов

XV. Организация работы по оформлению итогов рассекречивания архивных документов, являющихся носителями сведений,составляющих государственную тайну

XVI. Изъятие архивных документов

XVII. Справочно-поисковые средства к документам Архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам

XVIII. Передача архивных документов на хранение в государственный (муниципальный) архив

XIX. Порядок передачи архивных документов при смене руководителя архива органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, реорганизации и (или) ликвидации органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации

• Приложения к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (файл в формате Word)

  ---

  Полная версия http://archives.gov.ru/documents/rules/pravila-2023.shtml