Передача архивных документов на хранение в государственный (муниципальный) архив

215. Государственные и муниципальные организации выступают источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов в форме полного или выборочного (группового, повидового) приема документов. Решение о форме приема документов от государственных и муниципальных организаций принимается ЭПК архивного учреждения.

Организации – источники комплектования полного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы весь комплекс документов постоянного срока хранения.

Организации – источники комплектования повидового выборочного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы только отдельные виды документов постоянного срока хранения.

Организации – источники комплектования группового выборочного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы весь комплекс документов постоянного срока хранения.

216. Передача документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив осуществляется:

а) организациями – источниками комплектования государственного (муниципального) архива – в соответствии с главой XXXVII Правил, утвержденных приказом № 24;

б) организациями, осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации – в соответствии с договорами о сроках и об условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, и использования указанных документов, заключенными ими с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства^[58];

в) негосударственными организациями – на основании договора собственника или владельца документов с государственным (муниципальным) архивом^[59];

г) негосударственными организациями, не выступающими источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, имеющими во владении архивные документы, отнесенные к федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности;

д) государственными, муниципальными организациями, не выступающими источниками комплектования государственных и муниципальных архивов – при их ликвидации и наличии документов Архивного фонда Российской Федерации^[60].

217. Работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, в том числе с их упорядочением, транспортировкой, выполняются за счет средств государственного органа, органа местного самоуправления, организации, сдающей документы.

218. Перед передачей документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив проводятся:

а) рассмотрение документов на предмет рассекречивания носителей сведений, составляющих государственную тайну в случае истечения сроков, установленных законодательством Российской Федерации^[61];

б) рассмотрение документов на предмет снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения в порядке, установленном постановлением № 1233.

219. Передача электронных архивных документов из СХЭД государственного органа, органа местного самоуправления, организации – источника комплектования государственного (муниципального) архива в информационную систему государственного (муниципального) архива производится в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства^[62], по согласованию с государственным (муниципальным) архивом по описям электронных документов. К описям электронных документов прилагаются реестры файлов электронных документов, согласно пункту 146 Правил.

220. Передача документов оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение (рекомендуемый образец приведен в приложении № 30 к Правилам), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в государственном (муниципальном) архиве, другой – в передающем документы государственном органе, органе местного самоуправления, организации. Вместе с документами передаются четыре экземпляра описи дел, документов, а также один – в электронном виде, в формате, согласованном с государственным (муниципальным) архивом. Один экземпляр описи на бумажном носителе остается в государственном органе, органе местного самоуправления, организации.

221. Продление сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в государственном органе, органе местного самоуправления, организации – источнике комплектования допускается по решению ЭПК архивного учреждения. Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также на основании договора с государственным (муниципальным) архивом.

222. Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии со справочно-поисковыми средствами.

---

Полная версия этого текста находится на странице http://archives.gov.ru/documents/rules/pravila-2023.shtml