Патентный архив: требования и особенности архивного хранения

1. Специфика хранения патентной документации

Патентные архивы хранят заявки на патенты, описания изобретений, свидетельства о регистрации, договоры об авторских правах и другие документы, связанные с интеллектуальной собственностью. Оборудование должно обеспечивать:

• Безопасное хранение: Предохранение документов от механических повреждений, влаги, огня и других неблагоприятных факторов.

• Организация и классификация: Удобные способы сортировки и классификации документов для быстрого поиска необходимой информации.

2. Требования к температурному режиму и влажности

Для обеспечения сохранности патентных документов необходимо поддерживать стабильный микроклимат:

• Температура: Оптимальная температура для хранения патентных документов составляет +18...+22°C.

• Влажность: Относительная влажность должна находиться в пределах 40-60% для предотвращения появления плесени и гниения бумаги.

3. Шкафы и стеллажи

Для хранения патентных документов используются специальные шкафы и стеллажи:

• Металлические шкафы: Прочные и надежные, они обеспечивают защиту от механических повреждений и несанкционированного доступа.

• Деревянные стеллажи: Подходят для архивов с меньшими требованиями к безопасности, но требуют дополнительной защиты от влаги и вредителей.

• Мобильные системы хранения: Позволяют сэкономить пространство и облегчить доступ к документам.

4. Контейнеры и папки

Для защиты отдельных документов и облегчения их поиска используются специальные контейнеры и папки:

• Тубусы для чертежей: Применяются для хранения рулонных документов, таких как чертежи и планы.

• Папки с завязками: Обеспечивают удобное хранение и защиту небольших документов.

• Файлы и скоросшиватели: Используются для организации и систематизации документов.

5. Система безопасности

Патентные архивы могут содержать конфиденциальные данные, поэтому необходима высокая степень защиты:

• Замки и ключи: Шкафы и стеллажи должны быть оборудованы надежными замками.

• Сигнализация и видеонаблюдение: Дополнительные меры безопасности для предотвращения краж и несанкционированного доступа.

6. Противопожарная защита

Бумага и пленки легко воспламеняются, поэтому архивное оборудование должно включать:

• Огнестойкие материалы: Шкафы и стеллажи, выполненные из огнестойких материалов.

• Автоматические системы пожаротушения: Газовые или водяные системы для локализации возгораний.

7. Защита от вредителей

Патентные документы могут подвергаться нападению насекомых и грызунов. Для предотвращения этого используются:

• Герметичные контейнеры: Исключают проникновение вредителей внутрь.

• Инсектициды и репелленты: Применение средств для отпугивания и уничтожения насекомых.

8. Санитария и гигиена

Патентные архивы должны соответствовать санитарным нормам:

• Регулярная уборка: Поддержание чистоты и порядка в архиве.

• Дезинфекция: Периодическая дезинфекция поверхностей для предотвращения распространения инфекций.

Архивное оборудование для патентного архива должно обеспечивать безопасное и надежное хранение документов, защиту от внешних воздействий, удобную организацию и классификацию, а также соблюдение требований безопасности и гигиены. Правильный выбор и эксплуатация такого оборудования гарантируют долгосрочную сохранность и доступность патентной документации.

Примеры архивного оборудования для патентного архива