Фондовый архив: требования и особенности архивного хранения

1. Специфика хранения фондовой документации

Фондовые архивы хранят уставные документы, реестры акционеров, выписки по акциям, сертификаты эмиссии акций, списки владельцев акций и другие документы, касающиеся деятельности фондов. Оборудование должно обеспечивать:

• Безопасное хранение: Предохранение документов от механических повреждений, влаги, огня и других неблагоприятных факторов.

• Организация и классификация: Удобные способы сортировки и классификации документов для быстрого поиска необходимой информации.

2. Требования к температурному режиму и влажности

Для обеспечения сохранности фондовых документов необходимо поддерживать стабильный микроклимат:

• Температура: Оптимальная температура для хранения фондовых документов составляет +18...+22°C.

• Влажность: Относительная влажность должна находиться в пределах 40-60% для предотвращения появления плесени и гниения бумаги.

3. Шкафы и стеллажи

Для хранения фондовых документов используются специальные шкафы и стеллажи:

• Металлические шкафы: Прочные и надежные, они обеспечивают защиту от механических повреждений и несанкционированного доступа.

• Деревянные стеллажи: Подходят для архивов с меньшими требованиями к безопасности, но требуют дополнительной защиты от влаги и вредителей.

• Мобильные системы хранения: Позволяют сэкономить пространство и облегчить доступ к документам.

4. Контейнеры и папки

Для защиты отдельных документов и облегчения их поиска используются специальные контейнеры и папки:

• Тубусы для чертежей: Применяются для хранения рулонных документов, таких как графики и диаграммы.

• Папки с завязками: Обеспечивают удобное хранение и защиту небольших документов.

• Файлы и скоросшиватели: Используются для организации и систематизации документов.

5. Система безопасности

Фондовые архивы могут содержать конфиденциальные данные, поэтому необходима высокая степень защиты:

• Замки и ключи: Шкафы и стеллажи должны быть оборудованы надежными замками.

• Системы контроля доступа: Включают системы электронной идентификации и контроля доступа.

• Системы безопасности: Включают системы сигнализации и видеонаблюдения для предотвращения несанкционированного доступа.

6. Противопожарная защита

Бумага и пленки легко воспламеняются, поэтому архивное оборудование должно включать:

• Огнестойкие материалы: Шкафы и стеллажи, выполненные из огнестойких материалов.

• Автоматические системы пожаротушения: Газовые или водяные системы для локализации возгорания.

7. Защита от вредителей

Фондовая документация может подвергаться нападению насекомых и грызунов. Для предотвращения этого используются:

• Герметичные контейнеры: Исключают проникновение вредителей внутрь.

• Инсектициды и репелленты: Применение средств для отпугивания и уничтожения насекомых.

8. Санитария и гигиена

Фондовые архивы должны соответствовать санитарным нормам:

• Регулярная уборка: Поддержание чистоты и порядка в архиве.

• Дезинфекция: Периодическая дезинфекция поверхностей для предотвращения распространения инфекций.

9. Дополнительные функции

Фондовый архив может включать дополнительные функции, такие как:

• Электронные системы управления архивами: Включают системы учета и поиска документов, что повышает эффективность работы с архивом.

• Оборудование для оцифровки: Системы сканирования и обработки документов для перевода их в цифровой формат.

• Системы резервного хранения: Средства для создания резервных копий документов, чтобы минимизировать риски утрат данных.

Архивное оборудование для фондового архива должно обеспечивать безопасное и надежное хранение документов, защиту от внешних воздействий, удобные системы управления и поиска, а также соблюдение стандартов безопасности и гигиены. Правильный выбор и эксплуатация такого оборудования способствуют сохранению исторической ценности фондационного архива и повышению эффективности его использования.

Примеры архивного оборудования для фондового архива