Требования к оборудованию архивов для архивохранилищ

    Компания АО "Архив, Склад Комплектация оборудованием", при производстве архивных стеллажей руководствуется основными требованиями, предъявляемыми Федеральным архивным агенством, к обустройству и хранению документации. 

Обращаем внимание, что получить подробную консультацию и бесплатную помощь по проектированию архива, а так же приобрести мебель для архива документов или купить раздвижные стеллажи для архива напрямую с завода АО "АC Комплект", Вы можете, позвонив нам по телефонам:

8-499-112-31-19
info@askomplekt.ru

Здания и помещения под хранение архивных документов имеют особенности и требуют их соблюдения при проектировании, строительстве или переоборудовании административных площадей.

Назначение и устройство архивохранилищ

• основные архивохранилища (оснащены, как правило металлическими архивными стеллажами, шкафами)

• помещение для обработки и приемки документов

• рабочий зал для посетителей, и, работы с архивными документами

• реставрационные помещения (по необходимости)

  требования к архивам

  требования к архивам

• кабинеты сотрудников архива.(офисная мебель, компьютеры)

Основные архивохранилища (с металлическими архивными стеллажами/шкафами)

Назначение: 

• Основное назначение: Долговременное и безопасное хранение архивных документов в оптимальных условиях для обеспечения их сохранности и доступности в будущем. Это "сердце" архива. 

• Обеспечение сохранности: Предотвращение физического разрушения документов от факторов окружающей среды, таких как температура, влажность, свет, насекомые, грызуны, плесень и т.д. 

• Систематизация и организация: Организованное хранение документов для быстрого и эффективного поиска и выдачи по запросам пользователей. 

• Контроль доступа: Защита документов от несанкционированного доступа, кражи или повреждения.

Устройство и оснащение:

• Металлические архивные стеллажи/шкафы: Материал: Долговечные, прочные, огнестойкие металлические конструкции с антикоррозийным покрытием.  Конструкция: Различные типы стеллажей: стационарные, передвижные (компактные), полочные, с выдвижными ящиками, для рулонов и крупноформатных документов. Выбор зависит от типа документов и доступного пространства. Регулируемость: Важно, чтобы полки были регулируемыми по высоте для адаптации к различным форматам документов.  Нагрузка: Рассчитаны на значительный вес документов.

• Климат-контроль: Система вентиляции и кондиционирования: Поддержание стабильной температуры и влажности в пределах норм, установленных для архивного хранения (например, температура 18-20°C, влажность 50-55%). Датчики температуры и влажности: Постоянный мониторинг параметров микроклимата.

• Освещение: Искусственное освещение: Мягкий рассеянный свет, без ультрафиолетового излучения, которое вредно для документов. Часто используются люминесцентные лампы с низким УФ-спектром или светодиодные светильники. Естественное освещение: Минимизировано или полностью исключено, чтобы предотвратить выцветание и разрушение документов под воздействием солнечного света. Окна, если есть, должны быть зашторены или иметь УФ-фильтры.

• Система пожаротушения: Автоматическая система пожаротушения, безопасная для документов (например, газовое или водяное распыление тонкой струей).

• Система охранной сигнализации: Защита от несанкционированного проникновения.

• Средства индивидуальной защиты: Перчатки, маски, халаты для сотрудников, работающих с документами.

• Система пылеудаления: Регулярная уборка для поддержания чистоты и предотвращения накопления пыли.
  

Требования к помещениям архива

Приказ Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. N 24 - открыть на сайте

Приказ Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г N 24 Об утверждении Пр.pdf

• помещения должны быть изолированы друг от друга

• огнестойкость строительных и отделочных материалов

• прочностной запас межэтажных перекрытий и стен, с учетом нагрузки от веса специальных мобильных передвижных стеллажей или другого оборудования для хранения в архиве.

• наличие вентиляционных, отопительных или климатических систем, обеспечивающих 2-3 кратный воздухообмен в течении часа

• наличие системы пожаротушения (газовой или порошковой, нейтральной для документов)

• помещения должны быть изолированы друг от друга

• -не должно быть газовых и водных коммуникаций-

• скрытая электропроводка, выключатели вне хранилищ

• при строительных и ремонтных работах применяются неагрессивные и негорючие материалы

Требования и условия хранения документов

Освещение

• Хранение архивных документов осуществляется при полном отсутствии света.При нахождении сотрудников архива, в процессе обработки документов, в хранилище освещение должно быть минимальным или естественным (от окон), с применением защитных световых экранов на окнах (жалюзей, штор и т.д)

• Уровень освещенности в помещении архивохранилища и на полках архивных стеллажей не должен превышать - 50 люкс.

Температурно-влажностный режим

В архивных хранилищах бумажных носителей температурная норма установлена 17 - 19 град цельс относительная влажность воздуха 50 - 55%; замеры параметров воздуха проводятся не менее двух раз в неделю при отсутствии системы климатконтроля с помощью контрольно-измерительных приборов (термометров, психрометров, гигрометров), которые устанавливают на архивных стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов записываются в регистрационном журнале.

Санитарно-гигиенический режим

• Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.

• В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви

• Запрещено в архивном помещении хранение и использование пищевых продуктов, курение.

• Необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т.п.).

• Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.

• При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.

• При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.

Охранный режим

• Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.

• Охранный режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива (читальный, выставочный залы, лаборатории и т.п.).

Оборудование в помещениях архивов, размещение документов в хранилище

• Документы в архивных хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения.

•  Основное оборудование современного архива состоит из металлических мобильных стеллажей для архива ( передвижных стеллажей для архива), сборных стеллажей для архива, а в качестве вспомогательных средств хранения, применяют большеформатные металлические шкафы, сейфы и т.п.

• 
  

Расположение оборудования в архиве:

Стационарные или раздвижные стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон - с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и отопительным приборам.

При расстановке архивного оборудования существуют следующие нормы:

• расстояние между стеллажами в архиве (главный проход, например к эвакуационному выходу) - 1200 мм;

• расстояние, рабочий проход между стеллажными рядами - 750 мм;

• расстояние между внешней стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - 750 мм

• расстояние между внешней стеной и торцом архивного стеллажа или шкафа - 450 мм;

• расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 150 мм

• Архивная металлическая мебель с выдвижными секциями, ящиками, дверцами. устанавливается с учетом типоразмеров хранимых материалов.

•  Документы размещают на металлических стеллажах и шкафах с использованием первичных защитных средств хранения: различных коробов, архивных папок, в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов:

• бумажные документы постоянного хранения размещают в картонных коробках, папках, а документы временного хранения - в связках;

• производство архивных стеллажей

• требования к проектированию архива

• Требования и условия хранения документов

• требования оборудованию архивов

• требования к помещению архива

• Требования к помещениям архива

• мобильных передвижных стеллажей

• оборудования для хранения в архиве

• Оборудование в помещениях архивов

• оборудование помещения архива

• передвижных стеллажей для архива

• металлические стеллажи для архива