Главная ► Архивное оборудование ► Требования к оборудованию архивов

Требования к оборудованию архивов

Компания ЗАО "Архив, Склад Комплектация оборудованием", при производстве архивных стеллажей руководствуется основными требованиями, предъявляемыми Федеральным архивным агенством, к обустройству и хранению документации.

Обращаем внимание, что получить подробную консультацию и бесплатную помощь по проектированию архива, а так же приобрести мебель для архива документов или купить раздвижные стеллажи для архива напрямую с завода ЗАО "АC Комплект", Вы можете, позвонив нам по телефонам:

8-499-112-31-19
info@askomplekt.ru

Здания и помещения под хранение архивных документов имеют особенности и требуют их соблюдения при проектировании, строительстве или переоборудовании административных площадей.

Назначение и устройство помещений архивов

основные архивохранилища (оснащены, как правило металлическими архивными стеллажами, шкафами)
помещение для обработки и приемки документов
рабочий зал для посетителей, и, работы с архивными документами
реставрационные помещения (по необходимости)
кабинеты сотрудников архива.(офисная мебель, компьютеры)

Требования к помещениям архива

помещения должны быть изолированы друг от друга
огнестойкость строительных и отделочных материалов
прочностной запас межэтажных перекрытий и стен, с учетом нагрузки от веса специальных мобильных передвижных стеллажей или другого оборудования для хранения в архиве.
наличие вентиляционных, отопительных или климатических систем, обеспечивающих 2-3 кратный воздухообмен в течении часа
наличие системы пожаротушения (газовой или порошковой, нейтральной для документов)
помещения должны быть изолированы друг от друга
-не должно быть газовых и водных коммуникаций-
скрытая электропроводка, выключатели вне хранилищ
при строительных и ремонтных работах применяются неагрессивные и негорючие материалы

Требования и условия хранения документов

Освещение

Хранение архивных документов осуществляется при полном отсутствии света.При нахождении сотрудников архива, в процессе обработки документов, в хранилище освещение должно быть минимальным или естественным (от окон), с применением защитных световых экранов на окнах (жалюзей, штор и т.д)
Уровень освещенности в помещении архивохранилища и на полках архивных стеллажей не должен превышать - 50 люкс.

Температурно-влажностный режим

В архивных хранилищах бумажных носителей температурная норма установлена 17 - 19 град цельс относительная влажность воздуха 50 - 55%; замеры параметров воздуха проводятся не менее двух раз в неделю при отсутствии системы климатконтроля с помощью контрольно-измерительных приборов (термометров, психрометров, гигрометров), которые устанавливают на архивных стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов записываются в регистрационном журнале.

Санитарно-гигиенический режим

Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.
В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви
Запрещено в архивном помещении хранение и использование пищевых продуктов, курение.
Необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т.п.).
Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.
При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.
При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.

Охранный режим

Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.
Охранный режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива (читальный, выставочный залы, лаборатории и т.п.).

Оборудование в помещениях архивов, размещение документов в хранилище

Документы в архивных хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения.
Основное оборудование современного архива состоит из металлических мобильных стеллажей для архива ( передвижных стеллажей для архива), сборных стеллажей для архива, а в качестве вспомогательных средств хранения, применяют большеформатные металлические шкафы, сейфы и т.п.

Расположение оборудования в архиве:

Стационарные или раздвижные стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон - с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и отопительным приборам.

При расстановке архивного оборудования существуют следующие нормы:

расстояние между стеллажами в архиве (главный проход, например к эвакуационному выходу) - 1200 мм;
расстояние, рабочий проход между стеллажными рядами - 750 мм;
расстояние между внешней стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - 750 мм
расстояние между внешней стеной и торцом архивного стеллажа или шкафа - 450 мм;
расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 150 мм
Архивная металлическая мебель с выдвижными секциями, ящиками, дверцами. устанавливается с учетом типоразмеров хранимых материалов.
Документы размещают на металлических стеллажах и шкафах с использованием первичных защитных средств хранения: различных коробов, архивных папок, в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов:
бумажные документы постоянного хранения размещают в картонных коробках, папках, а документы временного хранения - в связках;